生活・育児の豆知識

災害お見舞いのビジネスメールの書き方と文例!仕事関係ゆえの注意点とは?

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災害というものはいつどこで起こるか分からないものです。
自分のところは大丈夫、と思っていてもある日突然被害にあってしまった、ということもあります。

これは仕事関係でも同じで、取引先が被災してしまったという場合もありますよね。
この時に、ビジネスメールを送らなくてはいけません。

相手の状況を気遣うお見舞いメールですが、どんな風に書けばよいのか悩ましいものでもあります。
そこで、何に気をつけて書けばよいのかというポイントをおさて行くと共に、災害お見舞いメールの文例もご紹介します。

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災害お見舞いのビジネスメールの書き方は?

災害 お見舞い ビジネスメール 書き方 文例

災害お見舞いのビジネスメールの基本的なスタンスは「取るものもとりあえずメールをしました!」と言うことです。
できるだけ無駄なことは省き、相手を気遣い、支援したい気持ちを伝える必要があります。

災害お見舞いメールでは、自然災害などもそうですが、交通事故なども災害お見舞いメールに入りますので注意が必要ですね。

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ポイント①「件名」

まず、災害お見舞いメールというのは、あなただけが送るものではないというのを念頭に置きましょう。
取引さや付き合いのある会社など、災害にあったと聞きつければほとんどの所が一斉に災害お見舞いビジネスメールを送ることでしょう。

そこで、一番大切なのは件名です。
メール画面を見た時に、一目で何のメールなのか、というのが分かる件名にしておくのが良いですね。

例えば

  • 御見舞申し上げます ○●会社 ▽▽より
  • □□様 お加減はいかがでしょうか

などです。

件名だけを見れば、どんな内容なのかというのも分かると思います。

ポイント②「相手のことを考える」

ビジネスメールを送るので絵文字などは当然使いません。
更に本文での言葉遣いにも気をつけましょう。

例えば、「お大事に」という言葉も、略語ですので、「お大事になさってください。」と略さずに使いましょう。

また、相手が自分よりとても目上の人物や上司であるのなら
「どうかお大事になさってください。」
とするとより丁寧ですね。

そして本文では、余計な文言は省きます。

これはやはり大量のお見舞いビジネスメールが送られてくることを考慮しましょう。
更に、災害などの復興もしなくてはいけませんので、相手は時間がありません。

クドクドと書かれたメールを読む時間も惜しいというのが本音です。

なので、文頭に
「お世話になっております。」
「ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」
などという言葉は入れません。

ポイント③「プレッシャーをかけない」

災害にあった後は混乱しています。
そして次第に復興をしていかなくてはいけません。

この事は当事者が一番良く分かっています。
もちろん交通事故などの場合も、早く体を治そう!と本人が一番強く思っていることでしょう。

心配や気づかいは伝えるのですが
「早く良くなって元気な顔を見せてくださいね!」
などという言葉は避けましょう。

そして「次々」など繰り返す言葉も避けるようにしましょう。

災害お見舞いのビジネスメールの文例!

では、早速それぞれのケースに合わせた文例をご紹介します。

①自然災害発生直後の場合

地震や台風などの自然災害の場合のお見舞いビジネスメールです。
このお見舞いメールも出す時期によって少し変わってきます。

まずは、災害発生直後に送る場合です。

「件名:災害のお見舞い申し上げます
○○○株式会社
×× □□様

いつもお世話になっています。Y商事の◎◎です。

御地で大きな地震があったとのこと、□□様をはじめ社員の皆様方には
おけがなどなかったでしょうか。とても心配いたしております。

遠方ゆえ、すぐに駆けつけられず残念でなりません。
貴社の被害が軽微にとどまり、皆様がご無事であられることを
心より祈っております。

私どもにできることがあれば、メールにてご指示ください。
とり急ぎお見舞い申し上げます。」

簡潔に終わらせることで相手の負担を減らすことができます。

②自然災害から少し経ってからの場合

次に、自然災害が起こってから数日たってから送る場合です。
災害の被害状況にもよりますが、すぐに送っては相手にとって迷惑になる場合もあります。

この時はわざと数日遅らせてからメールを送りましょう。

「件名:災害のお見舞い申し上げます

株式会社インクション
A様

いつもお世話になっております。株式会社●●商事のYです。

先日御地で大きな地震が起こったとのことで、あれから状況はいかがでしょうか。
貴社に大きな被害はなかったか、A様を始め従業員の皆様におけがはなかったか
弊社一同とても心配致しております。

復興に向けてご苦労ご心労も多いかと存じます。
私どもにも何かお手伝いできることがございましたら、何なりとお申し付けください。

メールにて恐れ入りますが、
重ねてお見舞い申し上げます。」

このようにしておきます。

また、取引先などで納品などの期日がある場合は

「今月の納期に関しては、
お気違いなさらないでください。
私どもで何かお役に立つことがありましたら、
どうぞご遠慮なくお申し付けくださいますよう
お願い申し上げます。」

などと書き添えておきましょう。

③交通事故などの場合

最後に交通事故などで長期入院や自宅療養をされている人に送るメールです。

「件名:お見舞い申し上げます (株式会社○○ Yより)
本文:
○○○株式会社 営業部
A 様

株式会社○○ Yです。
ご入院されたと聞き、大変驚いております。その後、お怪我の様子はいかがでしょうか。
心よりお見舞い申し上げます。

詳しい事情は存じかねますが、関係の各位、ご家族の皆様のご心配はいかばかりかとお察しいたします。
納期の件などご心配でいらっしゃるかとは存じますが、まずはご回復を第一に、ご静養くださいますようお願い申し上げます。どうかお大事になさってください。

尚、ご返信はお気遣いのないようお願いいたします。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎお見舞い申し上げます。」

つい、何がどうなりましたか?などと聞きたくなるかもしれませんが、そういったことは避けるのがベストです。

災害のお見舞いのビジネスメールは仕事関係だからこそ注意!

相手が災害にあった!と聞くと一体何がどんな状況で、今どうしてるのか?と気になると思います。
しかし、相手は親しい友人でも、家族でもありません。

災害の状況などを根掘り葉掘り聞くようなことは書かずに、心配と気遣いだけを伝えることができるようなメールにすることが大切です。
また、災害時は回線が混乱して連絡が取りにくくなります。

返信が難しい場合もあるということをしっかりと受け止めておきましょう。

こちらの記事もあわせてどうぞ!


以上「災害お見舞いのビジネスメールの書き方と文例!仕事関係ゆえの注意点とは?」をお送りしました。



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