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コロナウイルスでイベント等が中止の際のお知らせ文書や案内文の例文3つ!

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新型コロナウイルスが猛威をふるっています。
自分の近くに感染者はいなくてなかなか実感ができないものですよね。

でもこのウイルスの怖いところは発症しない人も多いということです。
知らないうちに自分もキャリアになってしまい、感染源になっているかもしれないのです。

そんな見えない敵に打ち勝つために、政府はイベントなどの自粛を呼び掛けています。
折角準備したイベントを中止するのは悲しいですが、イベントを開催したために感染拡大に繋がってしまったということがないようにしたいですよね。

そこで今回は新型コロナウイルスによるイベント中止の際のお知らせはどんな風に伝えれば良いのか?
その例文を3つご紹介します。

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必ず開封してもらうことが大切!

コロナ イベント 中止 延期 お知らせ

コロナウイルスによるイベント中止のお知らせはあまり嬉しいことではありません。
しかし、しっかりと伝えなくてはいけないのです。

でなければ、お伝えする意味がなくなってしまいますよね。
なので必ず開封してもらえるようにしなくてはいけないのです。

ではどこでアピールすれば良いのか。
それは電子メールなどなら最初に目にする「件名」の部分です。

ここに

  • イベントに関するお知らせ
  • イベント中止のお知らせ

などと書いておけばメールの内容がどんななのかとりあえずは想像することができます。

そこに【重要】などとつけておくと更に良いですね。

では、次に中身についての文例をご紹介します。

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文例①「子ども向けのイベントが中止になる場合」

まずは親子で楽しむイベントが中止になってしまった場合です。
今は平時で有れば「春休み期間中」なのでこういったイベントも多く企画されていたことと思います。

そこで

『現在発生している新型コロナウイルス感染症が拡大している状況を受け、協議の結果イベントの中止が決定いたしました。
たくさんの子どもたちをはじめ参加者・関係者の健康と安全を第一に考慮した結果です。

開催を楽しみにして下さった皆様に、急なご案内となりご迷惑をおかけします。
なにとぞご理解を頂きますよう、お願い申しあげます。

なお、延期などに関しては後日改めてご案内させていただきます。』

といった感じでいかがでしょうか?

ポイントは

  • 中止になった理由
  • 健康と安全面を考慮した結果であること
  • 延期の場合はどうなるのか

といった3点を伝えるということです。

この3点をきちんと押さえておけば不満は最小限に抑えられるかと思います。

文例②「セミナーや講習会が中止になる場合」

年度末の今は講習会や無料セミナーなどを開催することもあったかと思います。
そこで

『株式会社●●●
 ○○○様

お世話になっております。
○○会社の▽▽です。

●月●日(●曜日)開催「■■研修会」についてご連絡いたします。

新型コロナウィルス感染症の動向に鑑みて、研修会の開催を中止させていただくことになりました。
すでにお申し込みが完了している段階でのご連絡となり大変恐縮ですがご理解いただけると幸いです。

今後ん状況に応じて改めて企画を検討し、ご連絡いたします。
ご迷惑をおかけして恐縮ですが、ご理解とご了承のほど、宜しくお願い致します。

(自分の部署と名前)』

といった感じです。
ビジネスメールなので、きちんとした形式を使って明快に分かるようにしておきましょう。

文例③「セミナーや講習会が中止になる場合(有料)」

最後は、参加費を貰っていた場合のセミナーや研修会の中止のお知らせです。

『株式会社○○○
 ▽▽様

お世話になっております。
■■会社の××です。

●月●日(●曜日)開催「○○講習会」についてご連絡いたします。

新型コロナウイルス感染症の拡大防止のため、講習会を中止させていただくことになりました。
お知らせが遅くなり大変恐縮ですがご理解いただけると幸いです。

今後の状況に応じて改めて企画を検討しご連絡申し上げます。
なお、すでにご入金を頂いておりますので、ご指定の口座に受講料の返金をいたします。

お手数ですが、お申込み内容を確認の上、以下の部分をご入力の上、そのままご返信下さい。

<申し込み内容>

・講座名:○○セミナー
・日時:2020年●月●日
・受講人数:●人

<御返金の指定口座>

・金融機関名:○○
・支店名:○○
・口座種目:○○口座
・口座番号:
・口座名義:

大変恐れ入りますが、振込手数料を差し引いた形での御返金となります。
ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。

それでは、宜しくお願い致します。

(自分の会社名と名前)』

となります。

返金をする場合はどこに返金をすれば良いのか?をたずねなくてはいけません。

コロナウイルスに関してイベント中止のお知らせをする時は

このメールは送れば終わりというわけにはいきません。
必ず担当の人に見てもらわなくてはいけないメールなのです。

なので必ずメールなどで送る場合は相手が見ていることが分かるようにしておく必要があります。

例えば

  • 開封確認機能をつけておく
  • 電話で開催日の前日に直接確認する

などが必要です。

今は状況が状況ですから、大丈夫だとは思います。

しかしこれから先もビジネスのお付き合いをする相手であればあるほどきちんと失礼のないようにしたいですね。
是非、しっかりと連絡をとって確認をしていきましょう。

以上「コロナウイルスでイベント等が中止の際のお知らせ文書や案内文の例文3つ!」をお送りしました。



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